Ohjelmistot ja innovaatiot
Työajan seuranta ja kulunvalvonta pilvipalveluun
Kuva: Pixabay
Työelämästä on nykyisin tullut hyvin monimuotoista. Työaikakirjoa ja työajan seurannan kirjoa on tullut valtavasti lisää viimeisen parin vuoden aikana, mikä haastaa yritysten työajan seurannan ja kulunvalvonnan. Pilvipalvelu tarjoaa muutosten tasalla pysyvän ja yrityksen tarpeiden mukaan moneen suuntaan joustavan ratkaisun.
Monilla metalliyrityksillä on käytössä kymmenisen vuotta sitten hankittu työajanseurantajärjestelmä, joka toimii yrityksen omilla palvelimilla ja tietokoneilla. Yleinen taloudellinen tilanne on ollut tiukka ja näillä järjestelmillä on pärjäilty läpi laman. Alkanut noususuhdanne on muuttanut tilannetta.
”Tänä vuonna on jo enemmän näkynyt, että asiakkaita alkaa kiinnostaa pilvipalvelu eli SaaS-palvelu (Software as a Service)”, toteaa AitoSolutions Oyj:n toimitusjohtaja Pentti Asikainen. AitoSolutions on yksi työajan seurannan ja kulunvalvonnan laaja-alaisista palveluntarjoajista.
Erikoistunut tarjonta
Työajan seurannan toimialan koko Suomessa on Asikaisen mukaan suuruusluokkaa muutamia kymmeniä miljoonia euroja. Kulunvalvonta on liikevaihdoltaan merkittävästi suurempi bisnes, koska siihen liittyy enemmän laiteinvestointeja.
Yleisesti ottaen palveluntarjoajat ovat jokainen vähän omalla tavallaan erikoistuneita ja kaikilla on erilaisia ominaisuuksia. Toisessa ääripäässä ovat turvapuolelle erikoistuneet yritykset, joiden painotus on kulunvalvonnassa, kameravalvonnassa ja omaisuuden suojaamisessa, hälytys- ja rikosilmoitusjärjestelmineen.
Toisessa äärilaidassa ovat työajan seurantaan keskittyneet ohjelmistoyritykset, jotka eivät tarjoa teknisiä laitteita, vaan ohjelmistopalveluita. Sielläkin yksi painottaa käyttöliittymää, toinen raportointia, ja liitynnät palkanlaskentaan ja ERP-järjestelmiin ovat erilaiset. Tämä hajanaisuus tekee eri palveluntarjoajien vertailusta vaikeata.
Siksi pilvipalvelua harkitsevien on syytä pohtia ensin hyvin tarkasti, minkälaisia tarpeita järjestelmän tulee ratkaista. Sen jälkeen on helpompaa lähteä etsimään oikeaa yhteistyökumppania, jonka tarjonta sopii omaan tarveprofiiliin.
Työajanseurannan päätteet ovat tänä päivä tietoturvasyistä Win 10 Pro käyttöjärjestelmällä varustettuja.
KUVA: AITOSOLUTIONS OYJ
Asikainen arvioi, että laajan järjestelmän käyttöönotossa menee noin yhden miestyökuukauden työpanos pilvijärjestelmään siirtymisessä ja järjestelmän määrittämisessä.
Joustavuus ja käytön helppous
Pilvipalvelun valttina on sen joustavuus ja helppous asiakkaan kannalta. Palveluntarjoaja pitää ohjelmat ja tietoturvan aina ajan tasalla. Työehtosopimukset ja työpaikkakohtaiset sopimukset sekä jopa henkilökohtaiset sopimukset voidaan ohjelmoida valmiiksi järjestelmään.
”Nykyisin eri henkilöstöryhmillä ja henkilöillä voi olla ihan omanlaisensa työehto- ja paikalliset sopimukset ja siihen vielä päälle erilaiset hoitovapaat ja työajan lyhennykset. Yrityksissä on nykyisin myös paljon vuokratyövoimaa ja yrittäjinä toimivia konsultteja, jotka tulevat tietyksi aikaa töihin yritykseen ja toimivat yrittäjinä yrityksen sisällä. Nämä kaikki saadaan automatisoitua mukaan järjestelmän eri moduuleihin”, Asikainen sanoo.
Työajan joustot saadaan myös helposti mukaan järjestelmään. Myös tuntipankit ja projektityöt voidaan huomioida. Kirjanpito tehdystä työstä pysyy ajan tasalla. Järjestelmään voidaan lisätä myös tarkempi tiedon keruu tehdyistä töistä. Tiedonkeruu ja tuntikirjaus yhdessä antavat tiedon mitä tuotettiin tietyssä ajassa. Näin saadaan entistä paremmin selville, mitä tehtynä työaikana on oikeasti saatu aikaan.
”Järjestelmään on mahdollisuus laatia myös niin sanottu suunnitelman mukainen työaika, esimerkiksi seitsemän ja puoli tuntia töitä päivittäin, joka viedään läpi oletuksena. Tällaista työaikaa tekevä henkilö ei tee mitään leimauksia eikä kirjauksia, hän ilmoittaa ainoastaan syntyvät poikkeamat”, Asikainen sanoo.
Kun tiedot on kerätty henkilöittäin, ne pitää siirtää seuraavaan vaiheeseen, kuten palkanlaskentaan. Palkanlaskenta saa järjestelmästä valmiiksi TES-tulkitut tiedot, joissa on mukana yrityksen omat sopimukset. Järjestelmä pystyy huomioimaan ylityöt ja urakkatyöt, ja näiden tietojen avulla palkanlaskentaohjelma laskee henkilölle palkan tehdystä työstä.
”Myös työvuorosuunnittelu on meillä moduulina paketissa mukana, mikä helpottaa vuorotöiden suunnittelua. Järjestelmään on kirjattu henkilökunnan osaaminen ja kuhunkin työvuoroon on helppo poimia oikeat työntekijät. Samoin työntekijä voi järjestelmän kautta esittää helposti vaihtotoiveita työvuoroihin vapaalla ollessaankin, jos on tiedossa esimerkiksi lääkärikäyntejä tai vastaavia”, Asikainen sanoo.
Kulunvalvontajärjestelmällä saadaan lisäturvaa ja päästään eroon
avainten katoamisen tuomasta harmista.
KUVA: AITOSOLUTIONS OYJ
Kulunvalvonnalla tehoja
Pilvipohjaisissa järjestelmissä saadaan kulkuoikeuksia helposti määriteltyä, muutettua ja poistettua. Samoin tilapäisten kulkuoikeuksien, vaikkapa hissinkorjaajan kulkuoikeus on helppo luoda. Ovi voidaan myös avata etänä pilvipalvelun kautta, kun korjaaja on ovella. Tunnisteissa on käytössä erilaisia turvallisuustasoja.
Kulunvalvonnan raportointiin ja seurantaan saadaan selkeät ja luotettavat pilvipohjaiset järjestelmät. Kiinteistöistä voidaan saada eri viikonpäivien ja kellonaikojen käyttö myös ruokapaikkojen ja neuvotteluhuoneiden osalta. Tämän tiedon pohjalta voidaan arvioida esimerkiksi, tarvitaanko yrityksessä nykyinen määrä neuvotteluhuoneita vai pärjättäisiinkö vähemmällä.
Autojen kulunvalvonta helpottuu huomattavasti pilvipalvelun avulla. Yksinkertaisimmillaan ajoportti voidaan avata kännykällä soittamalla. Säännöllisesti portista kulkevalla vakioautokalustolla voidaan hyödyntää etäluettavaa laitetta, joka lukee auton tiedot tarrasta parinkymmenen metrin etäisyydeltä.
Sekalaisten kulkijoiden tunnistukseen voidaan käyttää rekisterikilpilukijaa, jolloin kulkijat voidaan määritellä helposti pilvipalvelun kautta. Kulkijoista saadaan yksilöidyt kulkuraportit järjestelmään. Automaattiset hälytysilmoitukset ja rikosilmoitukset voidaan liittää mukaan moniin kulunvalvontajärjestelmiin.
Räätälöity perusohjelma vai kokonaan yksilöllinen?
Yksi valintatekijä on se, valitako kokonaan itselle yksilöllisesti rakennetut ohjelmat vai olisiko omiin tarpeisiin muokattu perusohjelma varmempi. Alusta asti asiakkaalle tehty voi olla hyvä ratkaisu, jos yrityksessä on enemmän normaalista poikkeavia käytäntöjä ja tarpeita.
Jo käytössä olevan perusohjelman päälle rakentuva järjestelmä voidaan puolestaan muokata asiakkaalle sopivaksi.
Kuva: 123.RF
”Me emme tee asiakkaalle erikoisohjelmaa, vaan meillä on monipuolinen perusohjelmisto, josta otetaan asiakkaalle sopivat ominaisuudet järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Järjestelmä parametroidaan asiakkaalle sopivaksi käyttöönotossa. Näin asiakas saa testatun ja toimivan kokonaisuuden. Kokonaan yksilöllisesti tehty järjestelmä on mielestäni virhealtis, koska sitä ei ole testattu vielä käytännössä”, Asikainen korostaa.
Entä minkä suuruisista kustannuksista pilvipalveluun siirryttäessä puhutaan?
”Esimerkiksi 50 hengen konepajalla meidän työajanseurantajärjestelmämme SaaS-palvelun kustannus on luokkaa yksittäisiä satoja euroja kuukaudessa kolmen vuoden sopimuksessa. Tähän sisältyvät työajan seuranta, tuntikirjaukset, vuorosuunnittelu ja tiedonkeruu tehdyistä töistä. Lisänä on usein myös kertalaskutettavia eriä, kuten tiedonkeruupäätteitä”, Asikainen sanoo.
Kulunvalvontajärjestelmien hinnatkin ovat tulleet alaspäin ja ne ovat Asikaisen mukaan jo pienillekin yrityksillekin järkeviä. Laitteistokokoonpano vaikuttaa merkittävästi kokonaishintaan.
Teksti: Jari Peltoranta
